Le dossier d'un salarié est réparti entre un tableur RH, une pochette papier et la boîte mail du manager.
AprèsUn dossier salarié unique, relié au registre unique du personnel, consultable par les personnes habilitées.
Le dossier salarié, une seule fois, à jour en permanence
Un dossier salarié éclaté entre plusieurs tableurs et un classeur papier ne protège ni l'entreprise ni le salarié en cas de contrôle. Un logiciel d'administration du personnel en fait un dossier numérique unique, articulé avec le registre unique du personnel.
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Nous comparons et orientons ; nous ne développons ni ne commercialisons aucun logiciel nous-mêmes.
Cadre factuel, pas approximatif
Chaque affirmation sourcée de ce site renvoie à sa source, citée en pied de page.
À jour au août 2026
Sources vérifiées et datées, jamais un chiffre d'ambiance non sourcé.
Ce qu'impose le registre unique du personnel
La base légale
L'article L1221-13 du Code du travail impose à tout employeur, quelle que soit la taille de l'entreprise, de tenir un registre unique du personnel dès l'embauche du premier salarié. Les noms et prénoms y sont inscrits dans l'ordre des embauches, de façon indélébile. L'absence de registre, sa non-conformité ou son défaut de mise à jour expose l'employeur à une contravention de 4ᵉ classe.
Ce n'est pas une simple formalité administrative : un registre à jour est ce qui est contrôlé en premier lors d'une inspection du travail. Tenu à la main, il dérive vite d'un dossier salarié à l'autre ; un logiciel d'administration du personnel le tient à jour automatiquement à chaque mouvement de personnel, sans ressaisie.
Ce qu'un logiciel d'administration du personnel automatise
- Dossier salarié unique : identité, poste, type de contrat, ancienneté, historique des avenants.
- Mise à jour automatique du registre unique du personnel à chaque embauche ou départ.
- Alertes sur les échéances : fin de période d'essai, renouvellement de titre de séjour, visite médicale.
- Export du dossier et du registre dans un format exploitable en cas de contrôle.
Ce qu'il ne remplace pas
Un logiciel d'administration du personnel ne calcule pas les bulletins de salaire : voir la distinction avec un logiciel de paie. Il ne pilote pas non plus le recrutement, les entretiens ou les parcours de compétences, périmètre couvert par la gestion des talents : le dossier salarié en est le socle commun, mais les deux fonctions restent distinctes.
Durées de conservation : ce que dit la CNIL
Référentiel CNIL 2026
Selon le référentiel CNIL des durées de conservation des données RH, le dossier professionnel du collaborateur est conservé en base active pendant toute la durée de la relation de travail. Le registre unique du personnel est conservé 5 ans après le départ du salarié, en archivage intermédiaire. Le contrat de travail se conserve 5 ans après la fin du contrat, et une candidature non retenue 2 ans maximum après le dernier contact, sauf consentement du candidat pour une CVthèque.
Le dossier salarié dans le SIRH
Identité & contrat
poste, type de contrat, ancienneté
Documents
pièces du dossier, statut à jour ou à renouveler
Parcours
entretiens, compétences, historique
Conformité
durée de conservation, statut RGPD
Où se situe l'administration du personnel dans le SIRH
Identité & contrat
poste, type de contrat, ancienneté
Documents
pièces du dossier, statut à jour ou à renouveler
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Questions fréquentes
Un tableau Excel suffit-il pour l'administration du personnel ?
Pour une poignée de salariés, un tableur peut dépanner. Dès que plusieurs personnes le mettent à jour ou que les échéances (période d'essai, titres de séjour) deviennent difficiles à suivre à la main, un logiciel dédié évite les oublis qui exposent l'entreprise.
Le registre unique du personnel est-il obligatoire pour une TPE ?
Oui, sans exception de taille : l'obligation s'applique dès l'embauche du premier salarié, quelle que soit la taille de l'entreprise.
Combien de temps pour mettre en place un logiciel d'administration du personnel ?
Un module autonome, sans interface poussée avec la paie, se met en place en général en quelques semaines. Le délai s'allonge surtout si vous voulez le connecter à un logiciel de paie existant.
Peut-on récupérer le dossier salarié si on change d'outil ?
Cela dépend de l'éditeur : vérifiez avant de signer si l'export du dossier et du registre est prévu, dans un format réutilisable ailleurs.
Mis à jour le 20 août 2026. Sources vérifiées en août 2026.
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