Dès le premier salarié

Registre unique du personnel : obligation, contenu, sanctions

Tout établissement qui emploie des salariés tient un registre unique du personnel. Les noms vont dans l'ordre des embauches. Les mentions se conservent cinq ans après le départ du salarié.

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Dès le premier salarié

Aucun seuil : le registre se tient dans tout établissement où sont employés des salariés (art. L1221-13).

Dès la première embauche, dans chaque établissement.
Les stagiaires et les volontaires en service civique figurent dans une partie spécifique du registre.
Une version informatique est possible dans les conditions de l'article L8113-6, avec l'avis du CSE transmis à l'inspection du travail.

Ce que dit le texte

Textes lus dans la base LEGI de la DILA, version en vigueur au 21/10/2026.

C. trav., art. L1221-13 : Principe

Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés.
Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l'ordre des embauches. Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l'embauche et de façon indélébile.
Les nom et prénoms des stagiaires et des personnes volontaires en service civique au sens de l'article L. 120-1 du code du service national accueillis dans l'établissement sont inscrits dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
Les indications complémentaires à mentionner sur ce registre, soit pour l'ensemble des salariés, soit pour certaines catégories seulement, soit pour les stagiaires et les personnes volontaires en service civique mentionnés au troisième alinéa, sont définies par voie réglementaire.

version en vigueur depuis le 29/01/2017, LOI n°2017-86 du 27 janvier 2017. Lu dans la base LEGI (DILA) le 21/10/2026. Voir l'article

C. trav., art. D1221-23 : Mentions complémentaires pour chaque salarié

Les indications complémentaires portées sur le registre unique du personnel pour chaque salarié, mentionnées au troisième alinéa de l'article AncreL. 1221-13Ancre, sont les suivantes :
1° La nationalité ;
2° La date de naissance ;
3° Le sexe ;
4° L'emploi ;
5° La qualification ;
6° Les dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
7° Lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation ;
8° Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;
9° Pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, la mention "contrat à durée déterminée " ;
10° Pour les salariés temporaires, la mention "salarié temporaire " ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire ;
11° Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention "mis à disposition par un groupement d'employeurs " ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier ;
12° Pour les salariés à temps partiel, la mention "salarié à temps partiel " ;
13° Pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, la mention "apprenti " ou "contrat de professionnalisation ".

version en vigueur depuis le 01/05/2008, Décret n°2008-244 du 7 mars 2008. Lu dans la base LEGI (DILA) le 21/10/2026. Voir l'article

C. trav., art. D1221-25 : Mise à jour

Les mentions relatives à des événements postérieurs à l'embauche du salarié, ou à l'arrivée du stagiaire sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent.

version issue de la loi ou du décret du 30/11/2014, DÉCRET n°2014-1420 du 27 novembre 2014. Lu dans la base LEGI (DILA) le 21/10/2026. Voir l'article

C. trav., art. R1221-26 : Conservation

Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement.

version issue de la loi ou du décret du 28/10/2015, DÉCRET n°2015-1359 du 26 octobre 2015. Lu dans la base LEGI (DILA) le 21/10/2026. Voir l'article

C. trav., art. L1221-14 : Autres moyens, notamment informatiques

Il peut être dérogé à la tenue du registre unique du personnel, pour tenir compte du recours à d'autres moyens, notamment informatiques, dans les conditions prévues à l'article L. 8113-6.

version issue de la loi ou du décret du 13/03/2007, Ordonnance 2007-329 2007-03-12 JORF 13 mars 2007. Lu dans la base LEGI (DILA) le 21/10/2026. Voir l'article

C. trav., art. D1221-27 : Support de substitution

Lorsque l'employeur recourt à un support de substitution pour la tenue du registre unique du personnel, les exigences des articles D. 8113-2 et D. 8113-3 sont applicables.
Dans ce cas, l'employeur adresse à l'inspection du travail l'avis du comité social et économique prévu à l'article L. 2315-5.

version issue de la loi ou du décret du 30/12/2017, Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017. Lu dans la base LEGI (DILA) le 21/10/2026. Voir l'article

C. trav., art. L1221-15 : Consultation par le CSE et les agents de contrôle

Le registre unique du personnel est tenu à la disposition du comité social et économique et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du présent code et du code de la sécurité sociale.

version en vigueur depuis le 01/01/2018, Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017. Lu dans la base LEGI (DILA) le 21/10/2026. Voir l'article

Ce que l'employeur fait

Ouvrez un registre dans chaque établissement et inscrivez les noms et prénoms de chaque salarié dans l'ordre des embauches, au moment de l'embauche.
Ajoutez les treize mentions complémentaires de l'article D1221-23 : nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, et les mentions propres à chaque contrat.
Inscrivez les stagiaires et les volontaires en service civique dans la partie qui leur est réservée.
Annexez la copie du titre de travail des salariés étrangers et tenez-la accessible au CSE et aux agents de contrôle (art. D1221-24).
Portez chaque événement postérieur à l'embauche au moment où il survient.
Gardez les mentions cinq ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire.
Tenez le registre à disposition du CSE et des agents chargés de contrôler le code du travail et le code de la sécurité sociale.

Sanction

L'article R1227-7 punit de l'amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe le fait de méconnaître les règles du registre unique du personnel. L'amende est appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées.

Ce qu'un SIRH automatise

Le registre est généré depuis le dossier de chaque salarié, dans l'ordre des embauches, sans double saisie.
Les mentions complémentaires sont des champs obligatoires du dossier : un champ vide bloque la validation.
La date de sortie lance le décompte des cinq ans de conservation et propose l'archivage.
Un export horodaté sert de preuve lors d'un contrôle.

Questions fréquentes

Le registre unique du personnel peut-il être informatisé ?

Oui. L'article L1221-14 permet de déroger à la tenue d'un registre papier en recourant à d'autres moyens, notamment informatiques, dans les conditions de l'article L8113-6. L'article D1221-27 ajoute que l'employeur adresse alors à l'inspection du travail l'avis du CSE.

Combien de temps conserver le registre du personnel ?

Les mentions portées sur le registre sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (article R1221-26).

Les stagiaires figurent-ils sur le registre ?

Oui, dans une partie spécifique du registre, dans l'ordre d'arrivée (article L1221-13, troisième alinéa).

Faut-il un registre par établissement ?

Oui. L'article L1221-13 prévoit un registre « dans tout établissement où sont employés des salariés ».

Qui peut demander à consulter le registre ?

Le comité social et économique, et les fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du code du travail et du code de la sécurité sociale (article L1221-15).

Voir aussi

Sources : C. trav., art. L1221-13 (depuis le 29/01/2017) ; C. trav., art. D1221-23 (depuis le 01/05/2008) ; C. trav., art. D1221-25 (depuis le 30/11/2014) ; C. trav., art. R1221-26 (depuis le 28/10/2015) ; C. trav., art. L1221-14 (depuis le 13/03/2007) ; C. trav., art. D1221-27 (depuis le 30/12/2017) ; C. trav., art. L1221-15 (depuis le 01/01/2018). Base LEGI de la DILA (Licence Ouverte), versions en vigueur lues le 21/10/2026.

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